Organizzazione agenda e taccuini

Qualche giorno fa ho pubblicato sulle mie stories di Instagram una semplice immagine: una foto in cui si vedevano un quadernone a spirale, un’agenda rosa e una Moleskine nera. Qualcuno mi ha scritto in privato di fare un post in cui spiegare come organizzo i miei appunti e la mia agenda: perché no!? In fondo i post che parlano di agende,organizzazione e pianificazione sono anche i miei preferiti: vedere come gli altri si organizzano e che strumenti usano mi dà sempre nuovi spunti per risistemare la mia organizzazione. C’è sempre qualcosa di nuovo da imparare, no?

I miei strumenti cartacei

Un quadernone a spirale 

Quadernone a spirale appunti freelance

Lo uso per prendere appunti durante corsi e webinar legati al mio lavoro: è uno di quei classici quadernoni da cui staccare i fogli a 4 buchi. Una volta che la pagina è scritta su entrambi i lati, stacco il foglio e lo infilo in un raccoglitore dedicato a tutti i miei appunti: averli tutti nello stesso posto mi fa risparmiare un sacco di tempo quando cerco ispirazioni o un ripasso di alcuni concetti.

Un taccuino Moleskine

Moleskine nera con astuccio moleskine

La mia Moleskine nera preferita è il ricordo di un viaggio stampa al Badrutt’s Palace di Saint Moritz (che sogno, ragazzi! <3). Quel “coso” rosso, invece è un astuccio Moleskine disegnato per i taccuini rigidi, ed è comodissimo per avere sempre con me le mie penne preferite, senza portare in giro tutto l’astuccio.
La Moleskine è il mio taccuino del biz: è sempre con me e ogni volta che mi viene un’idea per un nuovo corso, un nuovo servizio, un post o la newsletter, lo scrivo qui. Mi piace perché ha una carta stupenda, leggermente giallina e a righe, su cui la mia penna preferita scorre fluida.

La mia penna preferita è unaPilot G-TEC-C4: una penna gel con l’inchiosto nero e il pennino 0.4: dura tantissimo e scrive sottile sottile come piace a me. Se non è la Pilot, allora è la mia matita a scatto 0.7 comprata a Milano mentre facevo l’Università: il negozio non c’è nemmeno più, ma lei mi accompagna fedelmente da almeno 15 anni. Non riesco a scrivere con le penne colorate, uso le penne o gli evidenziatori colorati solo per sottolineare i concetti più importanti o i titoli delle pagine, per il resto nero o grigio matita.

L’agenda giornaliera & settimanale

Agenda Légami week & day rosa

Ho lasciato per ultimo quel quaderno rosa, che in realtà è un’agenda: è la Legami week&day. La usano da anni alcune amiche, l’ha iniziata a usare a gennaio anche il mio fidanzato ma io restavo scettica: le pagine erano così anonime… La cosa ridicola è che l’avevo già presa come agenda per il 2016, ma poi l’avevo venduta, perché non riuscivo a usarla (era così anonima!) e invece ora posso dire che è l’agenda migliore che io possa aver mai provato: è sottile come un quaderno, leggermente più grande di un quaderno normale, e ogni volta che la apro ho un colpo d’occhio sia sulla settimana intera che sul giorno in corso. Ho sempre vissuto un conflitto con le agende: se la prendevo settimanale c’era poco posto per le to-do list, se la prendevo giornaliera restava troppo spazio vuoto e poi non avevo il colpo d’occhio sull’intera settimana: sono una persona molto visiva, ho bisogno di “vedere” gli appuntamenti per rendermi conto se è una settimana piena o vuota.

Come organizzo la mia agenda

L'agenda Légami aperta

Nello spazio settimanale segno tutti gli appuntamenti, di lavoro e familiari e, in base a quelli, conteggio le ore che posso dedicare ogni giorno al mio lavoro: è inutile pensare di lavorare 8 ore filate se ho un appuntamento dal dentista o devo andare a fare la spesa! In base alle ore che ho, e soprattutto alla mia pianificazione mensile e settimanale, scrivo nella parte giornaliera la to-do list del giorno, indicando anche le ore da dedicare a ogni attività: grazie a questa organizzazione ho smesso di fare lunghe to-do list assolutamente improbabili. Ora ogni giorno ci sono al massimo 3-4 cose di lavoro e 2-3 cose per la casa o la famiglia: riuscire a spuntare tutta la lista quasi ogni sera, mi fa capire di essere più produttiva e di conseguenza molto più soddisfatta.

Sono ancora dell’idea che, nonostante il bellissimo punto di rosa della copertina, quest’agenda sia piuttosto anonima, ma ho capito che per organizzare in modo mentalmente sano il mio lavoro, è più importante la sostanza dell’apparenza: se ho tempo e voglia decoro qualche pagina con washi tape e adesivi, se non ce l’ho va bene lo stesso. In fondo l’agenda è al mio servizio, è uno strumento che mi deve aiutare a lavorare meglio e più spedita, se è brutta… pace! Mica è obbligatorio mostrarla a qualcuno!

Tu come organizzi i tuoi appuntamenti e i tuoi appunti?

8 comments on “Un’agenda e tanti quaderni: ecco come mi organizzo sul lavoro”

  1. Dovrò lavorare molto sull’organizzazione del mio lavoro, tra un po’!
    anni fa ero molto più strutturata, avevo un’agenda e le cose da fare; da 6 anni a questa parte il mio modo di lavorare è cambiato radicalmente e purtroppo in peggio, certamente aiutato da una certa qual dose di insoddisfazione, e quindi con molto spreco di tempo ed energie.
    Ma adesso si cambia musica! Potrò organizzarmi al 100% e mi impegnerò per tornare quella di prima, e anche meglio!
    Grazie dello spunto, l’agenda week&day potrebbe essere interessante da valutare…

  2. Grazie mille Silvia per i tuoi consigli! Sono sempre apprezzatissimi e utilissimi. Ormai sei diventata un faro nella notte per molte persone (me compresa)!

  3. Ti capisco un sacco Chiara! Io penso di aver trovato l’agenda giusta perché ho finalmente raggiunto l’organizzazione e la stabilità che ho cercato per anni. Daje! <3

  4. Grazie mille Silvia per tutti i tuoi preziosi consigli !! Sono appena andata sul sito della Legami e non ho trovato l’agenda di cui parli. E’ possibile che non la fanno più ? Grazie <3

  5. Silvia, ti manca una agenda ad anelli! Sono le mie preferite e le più versatili 😀

  6. Ehm Sabrina… Ne avrei quattro o cinque ma non le sopporto 😀 Le trovo troppo ingombranti e pesanti(anche le più compatte), non sono mai riuscita a trovare il layout giusto per me e soprattutto l’anello mi da fastidio quando scrivo sul foglio a sinistra.
    Ci ho provato varie volte ma non fanno per me. 🙂

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