Organizza al meglio il tuo tempo con il metodo della settimana ideale

Un’imprenditrice organizzata è un’imprenditrice felice. Come faccio a essere certa di quest’affermazione? Perché l’ho sperimentata su me stessa nel corso degli anni: se so per quante ore devo lavorare, che cosa devo fare ogni giorno, se sono sicura di aver pianificato anche del tempo per pranzare con calma, allenarmi e gestire la casa, la mia settimana lavorativa filerà liscia come l’olio e io sarò più serena e rilassata, quindi più felice.

Una cosa che per me è stata illuminante è stato imparare a ragionare sulla “Settimana ideale”, un metodo che ho scoperto grazie al podcast di Amy Porterfield.

Il concetto alla base del metodo della settimana ideale

Il problema di molte persone è quello di sovrastimare il tempo a disposizione e di sottostimare il tempo che ci vorrà a fare qualcosa: il primo passo da fare quindi è capire quali sono le cose che facciamo sistematicamente nel nostro lavoro e quanto tempo impieghiamo per farle.

Ad esempio io ho visto che in una settimana mi servono minimo:

• 3 ore + 2 ore per la gestione Social di alcuni clienti aziendali
• 2 ore per gestire i miei Canali Social
• 4 ore per creare contenuti gratuiti (video, post, newsletter)
• 4 ore per le call con i clienti

A cui devo aggiungere un po’ di ore ogni settimana per la creazione di nuovi corsi e nuovi contenuti per far crescere il mio business + almeno 2 ore di studio/formazione.

Diciamo che ho bisogno di almeno 20 ore di lavoro per fare il minimo indispensabile, ma è auspicabile che io riesca a trovarne qualcuna di più per far fronte ad eventuali imprevisti/giornate in cui la soglia di distrazione è altissima (capitano, purtroppo capitano!).

Conoscere e impostare le proprie routine quotidiane

Un’altra cosa da analizzare, rendere consapevole e impostare sono le routine fisse, quelle che ci permettono di prenderci cura di noi stesse e del nostro business.

Nelle routine quotidiane vanno inserite anche quelle attività a cui non vogliamo rinunciare perché sono quelle che ci ricaricano, ci liberano la mente e ci fanno stare bene, ma è importante non aggiungere “roba” solo perché ti senti in colpa. Sicuramente avrai letto da qualche parte dell’importanza di alzarsi alle 5:30 per dedicare la prima ora a te stessa, che bisogna meditare ogni giorno, uscire a correre, preparare i pancake ogni mattina ma, a meno che non siano attività che già ti piace fare, non è questo il momento di farti venire l’ansia da prestazione e infilarle dentro tanto per fare bella figura: non sarebbe più una settimana ideale ma una settimana da incubo!

Sii realistica e ascoltati: potrai sempre modificare le tue routine nel tempo.

Le routine importanti da definire sono tre:

1. La routine del mattino. Cosa fai da quando ti alzi a quando ti siedi alla scrivania? Quanto tempo passa fra le due attività? Cosa ti ricarica, ti fa stare bene, ti fa iniziare a lavorare col piede giusto? Non è importante che tu prometta a te stessa di alzarti alle 5:30, di iniziare a meditare mezz’ora ogni giorno o prepararti i pancake ogni mattina, a meno che non siano cose che fai già abitualmente. Analizza quello che fai e segna su un foglio le attività che fai regolarmente. Le mie ad esempio sono:
   • Fare colazione con calma
   • Guardare alcuni video motivazionali
   • Sparecchiare, sistemare la cucina, occuparmi delle mie gatte, riordinare un minimo casa
   • Allenarmi
   • Doccia, trucco e vestiti (comodi se lavoro da casa)

Il tutto avviene fra le 6:45 e le 9:15 circa

1. La routine di inizio giornata lavorativa. Appena accendo il pc ho bisogno di un attimo per centrarmi e capire chi sono e cosa devo fare: mi ritaglio una mezz’oretta e mi dedico a queste attività per pochi minuti ognuna:
   • Controllo le email e vedo se qualcuna richiede risposta immediata
   • Controllo il Google Calendar e guardo gli appuntamenti da qui a 7 giorni
   • Controllo l’agenda e guardo quali sono le 3-4 cose importanti che devo fare oggi, poi dò un’occhiata al mio Asana per capire se ci sono altri Task da aggiungere alla giornata
   • Mi dedico alla parte amministrativa/contabile registrando le eventuali vendite e spostando metà dei guadagni sul conto dedicato alle tasse
   • Dò un’occhiata a Facebook cercando di schivare le polemiche e controllando se ci sono messaggi nei miei gruppi
2. La routine serale. Sto cercando di non staccare oltre le 17, tranne il martedì che non ho mia figlia con me e mi faccio prendere dal “flow” di creazione contenuti e sforo alla grande! Di solito comunque stacco intorno alle 17 e la sera è dedicata al tempo in famiglia e alla gestione di casa e pasti: qualche anno fa lavoravo anche dopocena, ora non riesco più a farlo, tranne casi di estrema urgenza, che cerco comunque di evitare di far accadere. La mia routine serale prevede
   • Preparo la cena
   • Sistemo la cucina e apparecchio per la colazione
   • Mi preparo per la notte coccolandomi con cremine varie
   • Guardo un po’ di TV con mia figlia

Una volta definite le mie routine le inserisco all’interno dello schema settimanale e poi aggiungo, giorno per giorno e ora per ora, il tempo dedicato al lavoro: non ha senso prevedere di lavorare 8 ore al giorno, se so che tolte le routine di base me ne resteranno solo 6!

Ho visto che per me funziona molto bene un’organizzazione della settimana lavorativa “verticale” cioè ogni giorno ha una tipologia di attività precisa, in modo da non saltare a destra e sinistra perdendo un sacco di tempo: ho ridisegnato da poco la mia settimana ideale, ed è sempre un’attività illuminante e utilissima.

Qui sotto vedi un’immagine della mia settimana ideale: è ovvio che non va sempre esattamente così, ma avere una base a cui tornare mi aiuta davvero tanto.

Prova anche tu a disegnare la tua settimana ideale: prendi un quaderno a quadretti, o un foglio Excel se ti ci trovi meglio, e scrivi in orizzontale i giorni della settimana, e in verticale le ore, da quando ti alzi a quando finisce la tua giornata.
Per me è stato molto interessante riflettere sulle cose a cui non voglio rinunciare (una pausa pranzo fatta con calma, il caffè con mia mamma, l’attività fisica) e su quante ore lavorative ho effettivamente a disposizione.

Fammi sapere nei commenti cosa scopri disegnando la tua settimana ideale: sono proprio curiosa di sapere se anche per te è stata utile come lo è stata per me!

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