Risparmia tempo con le risposte predefinite di Gmail

Oggi ti voglio insegnare una cosa che non dico che mi abbia cambiato la vita, ma sicuramente me l’ha parecchio semplificata: le risposte predefinite di Gmail.

Partiamo dall’esigenza che avevo, e che probabilmente ha qualsiasi piccola imprenditrice che fa tutto da sola: la mia esigenza era quella di semplificare i flussi di lavoro e di risparmiare il tempo dedicato elle email. A me capita di ricevere abbastanza spesso delle email che richiedono sempre lo stesso tipo di risposta, o di dover mandare del materiale sempre uguale alle mie clienti: la mail è sempre uguale nella maggior parte del contenuto, cambia ovviamente il nome della persona a cui sto scrivendo, e una o due frasi che parlano direttamente a quella persona lì.

Cosa ho fatto? Ho creato, grazie a una funzione gratuita che esiste già in Gmail, delle risposte predefinite che “carico” quando è necessario dare una risposta che ho già dato altre volte, e alla quale aggiungo una piccola personalizzazione: in questo modo riesco a rispondere a più persone e mi sento più efficiente, che male non fa.

Vediamo insieme come si fa a creare e poi utilizzare una risposta predefinita: preparati perché è una cosa semplicissima!

Se preferisci il tutorial video clicca qui sotto, altrimenti saltalo e leggi l’elenco scritto delle cose da fare più sotto!

Come attivare le risposte predefinite di Gmail

Per attivare le risposte predefinite devi andare nelle impostazioni di Gmail, cliccare su Labs e poi attivare le “Risposte predefinite”

A questo punto torna sulla finestra principale e prova a comporre un’email come fai di solito. In basso a destra, nella stessa riga dove c’è l’invio, vedrai un triangolino: clicca e poi clicca su risposte predefinite.

Io ne ho già diverse salvate, e per usarne una devo cliccare su quella che mi serve in quel momento perché venga inserita automaticamente nel testo della mail: il titolo della risposta predefinita diventa l’oggetto della mail.

Ovviamente a questo punto passo a personalizzare l’email cambiando l’oggetto, scrivendo il nome della persona dopo il “ciao” e aggiungendo alcuni dettagli personalizzati: dedico un po’ di tempo a rendere ogni mail un po’ personale, perché io per prima odio ricevere cose uguali per tutti.

Nonostante questa piccola personalizzazione, il tempo che mi ci vuole per rispondere usando queste risposte predefinite, è sicuramente meno di quello che impiegavo o a scrivere ogni volta le stesse parole, o a fare copia-incolla di un testo che avevo scritto da un’altra parte.

Come fare se non hai ancora impostato nessuna risposta predefinita? È molto semplice! Ti basta digitare il testo della mail cercando di essere “evergreen“, andare sulla finestrella a comparsa delle risposte predefinite, e cliccare questa volta su “nuova risposta predefinita” sotto “Salva”. Scegli un nome per la risposta salvata e hai fatto!

Se hai salvato una risposta che invece non ti serve più la puoi eliminare andando su “Elimina” e scorrendo fino alla risposta che non ti interessa più

Perché è utile avere delle Risposte predefinite?

Ad esempio per l’email in cui invii la fattura o richiedi dei dati mancanti, se vuoi avvisare che non rispondi subito a tutte le email che ti arrivano ma non vuoi lasciare le persone in un’attesa indefinita (e non vuoi impostare una risposta automatica che parte sempre e comunque anche quando magari riusciresti a rispondere in giornata), per inviare l’indirizzo della tua agenda virtuale, e in generale ogni volta che devi mandare una mail sempre uguale a tante persone come, ad esempio, quando devi annullare un evento e avvisare le persone già iscritte.

Tu conoscevi già questa funzione? Come pensi di usarla?