Io e la matematica siamo sempre andate abbastanza d’accordo: l’ho sempre trovata rassicurante. Le formule erano quelle, le definizioni pure, bastava impararle, fare tanti esercizi e una volta capita la questione, quella era e quella rimaneva. La trovavo talmente rassicurante che al secondo anno di università, quando ho dato il 2° e ultimo esame di matematica, ho avuto qualche giorno di scompenso perché non avrei mai più fatto matematica: cavoli, la matematica mi aveva accompagnato fin dalle elementari, erano 15 anni che faceva parte della mia vita, una delle poche materie per cui valeva l’equazione “Ho studiato, ho capito, quindi avrò sicuramente un buon voto” e ora basta? Dopo 2 giorni di “crisi” mi sono presa a schiaffi, mi sono imposta di festeggiare e salutare la matematica, e sono andata avanti con gli altri millemila esami di architettura.
Quanto amavo la matematica tanto ho sempre odiato la contabilità. Mi sono sempre raccontata di non capirci un tubo e in conseguenza di ciò ho sempre fatto dei casini epici: dai tempi della paghetta e dei primi acquisti all’alimentari sottocasa, sono sempre andata nel panico coi resti, e quando ho iniziato a fare fatture non c’è stata una volta in cui io non abbia dovuto rifare la fattura perché avevo sbagliato qualcosa.
Per fortuna a un certo punto è arrivato ad aiutarmi Fiscozen*.
Anche se la contabilità è in ottime mani, ho comunque bisogno di analizzare i miei guadagni e soprattutto capire cosa va, cosa non va e quali dei miei sforzi sono ripagati.
[Lo sai che sono una fanatica dell’analisi del business, te ne ho già parlato qui!]
Il mio business è abbastanza semplice, ma offro comunque diversi tipi di prodotti digitali e di consulenze, in più ho alcuni clienti aziendali per i quali mi occupo dei social, e sono sicura di non essere la sola che ha differenti “linee di prodotto”. È importantissimo sapere ogni mese non solo quanto ho fatturato in generale, ma anche quanto ho fatturato per ogni prodotto, servizio o cliente: in questo modo posso rendermi conto se i miei sforzi hanno portato a un numero di vendite adeguato, se qualcosa ha venduto più o meno del mese precedente e cercare di capire il perché, e in più a metà e a fine anno mi aiuta a capire cosa vale la pena di continuare a fare e cosa devo lasciare andare.
Su Google Sheet ho creato due fogli di calcolo che uso per tenere conto dei miei guadagni: il primo è quello condiviso con la mia assistente, nel quale segno nome e data dell’acquisto, l’importo della fattura e come suddividerò l’incassato nei miei diversi conti correnti. Uso un metodo simile alle buste, in modo da essere sicura di avere da parte il giusto importo per pagare le tasse, o avere sempre da parte qualche risparmio, ad esempio.
Il secondo foglio è quello più importante ed è quello che mi permette di capire cosa sta funzionando e cosa no mese per mese. L’anno scorso ad esempio, è stato fondamentale per quantificare quanto delle mie entrate provenisse dai prodotti digitali e quanto dalle consulenze e dai percorsi di gruppo. In quel foglio ho sott’occhio al volo il fatturato mese per mese e soprattutto quello dell’anno fino a quel periodo. È utilissimo per correggere il tiro se non tutto sta andando come previsto, o per festeggiare alla grande se le cose vanno stra-bene.
Una volta messo a punto il tuo sistema di tracciamento dei guadagni, è importante registrare le entrate, perché un foglio vuoto e abbandonato non serve proprio a nulla. Io tengo traccia delle vendite quotidianamente, sia perché se non lo faccio poi mi perdo qualche pezzo (in passato è successo!), ma anche per avere quotidianamente davanti agli occhi la mia situazione-abbondanza e potermi prendere qualche minuto ogni giorno per ringraziare di avere clienti che mi stimano e si fidano dei contenuti a pagamento che creo per loro.
Ogni giorno quindi mi prendo 10 minuti, apro il foglio dei conti e registro la data, il nome, il tipo di prodotto acquistato, l’ammontare della fattura e quanto mi rimane una volta tolte le percentuali di Paypal o di Stripe.
A fine mese, mentre mi dedico alla review, passo al file dell’analisi dei guadagni e lo aggiorno con l’ammontare di ogni singolo prodotto/consulenza e col numero di “Pezzi” venduti.
Anche se hai appena iniziato, il tuo business è piccolo piccolo e i clienti sono ancora pochissimi, inizia subito a tenere traccia dei tuoi incassi e di come li hai generati: non aspettare di avere un sacco di clienti, inizia a prenderci la mano e l’abitudine fin da subito!
Per aiutarti a farlo ho pensato a un regalo per te: se clicchi qui potrai avere l’accesso allo stesso file di Google Sheet che uso io per tenere traccia dei miei guadagni mensili. Ti basterà copiarlo sul tuo Drive, cancellare i valori di esempio e sarai pronta a inserire tutti i tuoi copiosissimi guadagni!
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