Sono una persona che ama tantissimo avere tutto sotto controllo, che trova parecchio conforto nella pianificazione e nell’organizzazione. Sto lavorando sull’imparare a lasciare che ogni tanto e in alcuni ambiti le cose semplicemente vadano come devono andare, ma al momento mi crogiolo ancora parecchio nella calma che mi danno una vita e una mente ben organizzate.

Un’organizzazione che fila (abbastanza) liscia, e senza (troppi) intoppi non si crea da sola, richiede un certo impegno, soprattutto all’inizio, ma ne vale la pena perché aiuta a ridurre la tendenza a pensare troppo e ad analizzare troppo tutte le cose.

Dato che il mio cervello è impegnato parecchio tutto il giorno nella creatività che fa parte del mio lavoro, l’ultima cosa di cui ho bisogno è che la disorganizzazione mi confonda ancora di più aggiungendo stress e la necessità di operare delle scelte che potevano già essere state fatte in anticipo. Quando il mio lavoro e la mia vita familiare sono organizzate, la mia mente può rilassarsi, e io sto meglio.

In questo post condividerò con te 5 consigli e strumenti mi aiutano a tenere la mia vita e i miei pensieri organizzati così posso preoccuparmi e stressarmi di meno.

Come organizzo la mia vita

Uso Google Calendar e Asana

Ultimamente Google Calendar e Asana si sono rivelati diventati indispensabili per quello che riguarda riuscire a rispettare il mio carico di lavoro.

Per quanto io sia una fanatica della cancelleria, e ogni anno compri un’agenda sperando che sia quella perfetta, ho capito che faccio fatica a tenere traccia della mia vita e del mio lavoro con un’agenda fisica: la uso per qualche mese, poi inizio a cercarne un’altra che funzioni meglio per me, in un loop di insoddisfazione praticamente infinito. Ho anni e anni di esperienza, e centinaia di Euro investiti, in agende sbagliate e in millemila quadernini.

Passo tantissimo tempo al computer e porto ovunque con me lo smartphone: ha molto più senso che io usi dei tool digitali per pianificare la mia vita!

Da tempo uso Google Calendar per tenere traccia dei miei appuntamenti, di lavoro e no. Ho l’app installata in tutti i miei device, quindi mi è facile verificare, anche fuori casa, se in quel dato giorno alla data ora sono libera. Google Calendar poi è collegato anche a Calendly, un tool online che condivido con le mie clienti in modo che possano prenotare più facilmente le call con me.

La pianificazione a grande scala dei miei progetti, da cui deriva la mia to-do list quotidiana, avviene invece usando Asana, un tool online gratuito e fantastico che funziona da vero e proprio quartier generale del mio biz.

Salvo tutto in cloud

Uso un computer portatile molto pesante (è del 2011) che è diventato il computer fisso sulla scrivania, un portatile super slim e super leggero che porto con me quando devo lavorare fuori casa, un tablet e uno smartphone: portarmi dietro un hard disk esterno in cui memorizzare tutti i file importanti sarebbe folle, quindi mi affido al cloud.

Uso principalmente Google Drive, soprattutto perché i Google doc online sono super comodi da condividere, e archivio le immagini in OneDrive.  Su entrambi i servizi ho diverse cartelle che mi aiutano a trovare in fretta ciò di cui ho bisogno in quel momento.  Almeno una volta al mese mi dedico a tenere pulito e ordinato il mio cloud, controllo se i file che tengo sincronizzati offline sono ancora quelli di cui ho davvero bisogno, svuoto la cartella donwload e svuoto il cestino. 

Ah, serve dirlo che sul mio desktop ci sono pochissime icone e che quando vedo desktop pieni zeppi di icone, cartelle & co. rischio una sincope?

Ho un calendario di pulizie

Così come tengo ordinato e “pulito” il mio spazio di lavoro, altrettanto faccio per la mia casa, che è a prova di visita a sorpresa: anno dopo anno la mia casa è diventata sempre più minimale. Sono abbastanza brava a tenere la casa in ordine, anche se un cane e un gatto non sono di grandissimo aiuto, ma non sono sicuramente la persona che ama fare le pulizie o trova gratificazione nel farle.

Lavorando in casa, in un angolo della sala, ho bisogno comunque di avere intorno a me ordine e pulizia: se so che c’è confusione non riesco a concentrarmi, mi si confondono i pensieri!

Ho stabilito quindi dei “non negotiable”, cioè alcune attività che vanno fatte ogni giorno, per forza. I miei “non negotiable” sono: avere i letti rifatti e la cucina in ordine (senza piatti, pentole o cibo in giro), e passare la scopa elettrica almeno una volta al giorno: con 2 animali e amando stare scalze è importante che il pavimento sia sempre pulito.

Uno degli ultimi acquisti che ho fatto per la casa, e che adoro, è il Roomba: trovare il pavimento pulito mentre io mi sono dedicata ad altro, o ero fuori casa, è impagabile! Sto lavorando anche ad una routine efficace per le lavatrici, perché su quella ogni tanto inciampo e capita di avere il cesto dei panni che straborda.

Pianifico i miei pasti

Pensare ogni giorno a cosa mangiare mi stressa tantissimo, e non amo cucinare quotidianamente.

Se a cena ho più tempo da dedicare alla preparazione dei pasti, a pranzo sogno di entrare in cucina e trovare sul tavolo apparecchiato un piatto già pronto, in modo da ridurre il tempo dedicato alla pausa pranzo. Iniziano ad esserci dei servizi in abbonamento che ti mandano ogni settimana un tot di piatti già pronti e bilanciati, solo da riscaldare, ma la cosa non mi convince ancora al 100%.

Nel frattempo ho comunque capito che se decido in anticipo cosa mangerò ogni giorno della settimana a pranzo e cena, sarò più veloce a fare la spesa, non mi troverò all’ora di pranzo affamata e senza un’idea di cosa mangiare, e soprattutto sarò sicura di mangiare meglio, per la gioia mia, della mia bilancia e della mia dietista.

Svuoto spesso i miei pensieri su carta

Fa parte della mia organizzazione anche una cosa che con l’organizzazione sembra non avere alcun nesso: svuotare regolarmente i miei pensieri su carta.

Ti ho detto prima che non uso un’agenda cartacea vera e propria, ma questo non vuol dire che io non usi carta e matita per prendere appunti, tenere traccia di un’idea, fare schemini o svuotare la testa.

Quando sento che mi sta salendo un senso di sopraffazione e la preoccupazione per tutto quello che mi sembra di dover fare sta diventando troppo da sopportare, prendo un foglio, un quaderno o quello che trovo, e scrivo tutto quello che mi passa nella testa.

Spesso pensiamo che le cose siano molto più frenetiche, numerose e impegnative di quello che sono in realtà, solo perché lasciamo che restino nella nostra testa per troppo tempo. Prendendo la semplice abitudine di mettere i pensieri su carta prima di iniziare a lavorare, o la sera prima di andare a letto, sono in grado di:

1. Organizzarle in liste di cose da fare per il business o la vita familiare
2. Capire che sono problemi di cui non mi devo preoccupare

Dopo aver tirato fuori i miei pensieri carta passo i task della prima categoria su Asana impostando come scadenza una data futura: finché non sarà il momento di iniziare a lavorarci non voglio più che occupino “spazio” nella mia testa. Sembra quasi una magia, ma i pensieri foschi e le preoccupazioni diventano immediatamente più leggeri non appena li tiri fuori dalla testa.

E tu come ti rendi la vita organizzata? Usi dei tool? Hai qualche suggerimento di organizzazione? Se ti va condividilo con me!

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Per aiutarti a lavorare meno ma meglio, e soprattutto raggiungendo gli obiettivi che sono importanti per te, ho creato un workbook tutto dedicato all’organizzazione e alla gestione del tempo. Si chiama “Solopreneur organizzata” e lo trovi qui.