Come fissare dei paletti per diventare più produttiva e restare sana di mente

Limiti, confini, paletti. Quanto sei brava a metterli? E quanto invece vorresti migliorare? Vediamo insieme come fissare dei paletti nella tua programmazione, coi tuoi clienti e sui social per essere più produttiva, presente e non impazzire.

Una frase che amo ripetere alle mie clienti è: “Gli altri arrivano dove tu permetti loro di arrivare”. È inutile lamentarti di ricevere mail, telefonate o messaggi a ogni ora del giorno e della notte, se chi ti contatta riceve sempre una risposta, ed è inutile che ti lamenti di dover fare cose assurde dietro richieste assurde, se tu non sai dire di no a nessuno, né sul lavoro, né in famiglia.

Spesso identifichiamo il voler mettere dei paletti con l’essere st***e ed egoiste, perché stiamo mettendo noi stesse e i nostri bisogni davanti a tutto il resto: ma cosa ci sarebbe di così sbagliato? In quanto imprenditrice tu sei una parte importante del tuo biz, e se come me sei una solopreneur, cioè un’imprenditrice che fa tutto da sola, o al max con un’assistente virtuale, tu sei il tuo business, quindi la tua sanità mentale deve diventare la tua priorità massima, se vuoi essere sicura di essere sempre al top. 

Il problema è che spesso, dato che siamo così coinvolte, facciamo fatica a separare la nostra vita personale dal nostro business: è come un bimbo a cui vogliamo tanto bene e voremmo tenere sempre in braccio, senza mai metterlo giù. E se noi siamo l’anima del business, come facciamo a spegnere l’interruttore alla fine della giornata, se siamo sempre noi sia la mente che il braccio? Chi ha un lavoro da dipendente può arrivare a casa alle 18 e staccare la testa fino alle 9 del giorno dopo, mentre per noi è molto molto più difficile, perché proprio non riusciamo e non sappiamo come spegnere il cervello.

In questo post ti darò dei consigli pratici per mettere dei confini nella vita e sul lavoro, in modo da essere più presente e + produttiva. Parleremo di paletti sulla tua programmazione, coi tuoi clienti e sui social, in modo da integrare vita e lavoro in un modo sano.

Come fissare dei paletti nella tua programmazione

1 – Definisci i tuoi orari di lavoro.

Lanciare un business, farlo funzionare e farlo crescere, comporta un sacco di impegno: un sacco di tempo, di soldi, di fatica, di energia, e ci sta che nei primi tempi il lavoro ti assorba molto tempo, sottraendolo alle altre cose della tua vita. Nel lungo periodo però devi fare in modo di integrare life & business al meglio: non sarà mai un equilibrio perfetto 50 e 50, ma è importante che un aspetto non sia sempre, sempre, sempre prevalente sull’altro.

Quando definisci dei giorni e degli orari di lavoro, condividili con i tuoi clienti, rispettali, e soprattutto rispetta come una cosa sacra le ore e i giorni in cui hai detto che non lavorerai, in modo da riposarti e ricaricarti. 

Non siamo macchine e non siamo stampini: perfino le macchine hanno bisogno di fermarsi ogni tanto, per controllare che tutto sia a posto e raffreddarsi in modo da non rompersi, figuriamoci noi! Non siamo stampini nel senso che non possiamo pretendere di lavorare tutti i giorni e tutte le ore con la stessa energia: l’energia fluttuerà, è normale ed inevitabile, e prima lo accettiamo, prima la smetteremo di fustigarci per quei pomeriggi in cui ci cade la testa sulla tastiera, o quei giorni in cui non riusciamo a concentrarci su niente. Succede.

La mia giornata di lavoro finisce sempre al massimo alle 18, ma spesso anche alle 17-17.30: in questo modo posso prendermi del tempo per me, per la mia famiglia, per preparare una cena sana con calma, per rallentare in vista del riposo serale.

2 – Raggruppa riunioni e call

Fissare riunioni, call o dirette una qui e una lì durante la settimana, non ti aiuterà a essere presente e produttiva. È molto meglio concentrarle tutte il più possibile, e soprattutto è fondamentale avere almeno 1-2 giornate alla settimana in cui focalizzarti solo sul “dentro”, sul lavoro che richiede testa bassa, totale concentrazione e nessuna distrazione: il lavoro sul tuo business, quello che porta vendite e risultati.

Una call, una diretta, una riunione, richiedono energia da e verso il fuori, ed è difficile poi fare uno switch verso attività che richiedono energia da e verso il dentro: rischi di fare una riunione, e poi di non riuscire a concentrarti a scrivere o a creare perché non hai più le giuste energie. Meglio fare un po’ di più la “diva”, e decidere dei giorni fissi in cui farai call, riunioni e dirette tutte insieme, o almeno lasciare dei lunghi momenti nella giornata dedicati alle attività di concentrazione. Ad esempio potresti fare le riunioni solo nel pomeriggio o solo la mattina, oppure solo dalle 17:00, o fino alle 10:30.

Sperimenta per trovare le regole che vanno bene per te e vedrai che differenza per la tua produttività!

3 – Decidi quali sono i tuoi giorni liberi

Lo so che ami il tuo lavoro, che il tuo business ti dà un sacco di soddisfazioni e che lavorare ti piace, e non faresti altro, però è fondamentale avere dei giorni liberi, almeno un giorno alla settimana, meglio due.

Non è obbligatorio che sia nel weekend, magari potresti amare riposarti anche un giorno in cui il resto della tua famiglia lavora… Ma davvero, hai bisogno di un giorno di stacco e di riposo totale, in cui non pensare al lavoro. Lo so, sembra un controsenso, ma per essere più produttiva hai bisogno di riposarti.

Come fissare dei paletti coi clienti

1 – Sii chiara con quello che avranno, e fin dove possono arrivare.

I clienti si aspettano alcune cose, anche in base alla propria esperienza e, se tu non sei chiara, si faranno dei film: non sanno a che ora inizi a lavorare e a che ora finisci, quanti altri clienti hai… All’inizio del lavoro insieme, sii più chiara possibile e condividi con loro quello che possono aspettarsi da te e quando, come contattarti, quali sono i tuoi orari di lavoro: più cose condividi, meno spazio ci sarà per le cattive interpretazioni, i fraintendimenti e i film mentali di entrambi! 

2 – Crea una mail di risposta automatica.

Anche se non stai andando in ferie, impostare una mail di risposta automatica è un ottimo modo per rendere ancora più chiari ed efficaci i tuoi paletti, e soprattutto per farlo senza mettere di mezzo le emozioni… che non sempre aiutano a essere ferma con i tuoi limiti!

Non serve una mail lunga quanto la Divina Commedia, basta una cosa tipo “Ciao, grazie per la tua mail, ti risponderò in (e aggiungi in quanto tempo di solito rispondi alle email, che siano tot ore, o il giorno x della settimana)…”.

E a proposito di email…

3 – Dai ai tuoi clienti un solo modo per contattarti.

Se un cliente ha diversi modi per contattarti rischi di farti sopraffare, perché si farà prendere la mano non appena gli serve qualcosa da te.

Se decidi che il tuo mezzo preferito è la mail, rimanda sempre alla mail, anche se ti contattano sui social! Basta una semplice formula tipo: “Potresti mandarmi una mail con tutti i dettagli della tua richiesta? Altrimenti mi perdo dei pezzi!”

Se gli mandi il preventivo via mail, poi vi scrivete su Instagram, poi ti chiama al telefono, ti ritrovi con 3 modi diversi per contattarti, e il rischio è quello che non sai più dove e quando vi siete detti cosa (e se ve lo siete detti davvero). 

Le mie clienti non hanno il mio numero, salvo rarissimi casi, e solo se è davvero necessario. Nei percorsi in cui è compreso uno scambio di messaggi di testo e vocali, chiedo loro di usare Voxer, un’app di messaggistica nella quale non è necessario sapere il numero di telefono per parlarsi o messaggiarsi.

Scegli un modo che vada bene per te, e che sia quello. Hai paura che i tuoi clienti si lamenteranno? Vedrai che non sarà così: più sei chiara, meglio sarà anche per loro! 

Come fissare dei paletti sui social

Tranquilla, non ti sto dicendo di eliminare tutti i social! Vediamo come puoi avere una relazione sana e positiva coi social.

1 – Crea una programmazione per i tuoi social.

Decidi quando e per quanto tempo ti dedicherai alla programmazione dei tuoi social: può essere un momento preciso di ogni giornata, o un momento nella settimana in cui programmi tutta la settimana davanti a te.

Oltre al tempo per pubblicare o programmare la pubblicazione, è utile anche programmare del tempo ulteriore per rispondere ai commenti e ai messaggi: decidi quanto tempo vuoi dedicare a questa attività, e metti un timer. Se finisci prima del timer, usa il tempo rimasto per commentare sotto i post di altri account di potenziali clienti, o che interessano ai tuoi potenziali clienti, o con cui potresti collaborare. Inizia con 15 minuti al giorno, e meravigliati per quanto riesci a fare quando sei super focalizzata!

2 – Fatti aiutare dallo smartphone. 

Negli iPhone e negli Huawei, ma sono certa ci sia anche in altri smartphone Android, c’è una funzione che ti permette di mettere dei limiti, sia all’uso del telefono in generale, sia all’uso di certe app, sia all’uso in certi orari.

Io ad esempio ho impostato 3 regole:

• 3 ore di uso totale del telefono,
• 50 minuti al giorno per IG
• dalle 23.30 alle 7.00 il telefono diventa bianco e nero, quindi decisamente mi viene meno voglia di guardare alcune app (e poi di solito in quelle ore dormo).

In questo modo so quando sto esagerando, e mi do una regolata.  

3 – Togli tutte le notifiche.

Non ho le notifiche nel telefono da non so più quanto tempo: quando installo una nuova app, la prima cosa che faccio è togliere le notifiche push, quelle che accendono lo schermo, o anche solo appaiono nella “barra delle notifiche”. Io lo faccio da anni, pensavo che “non usasse più” avere le notifiche attive sul telefono, ma mi è capitato pochi mesi fa di imporre a una cliente, sfinita da un anno di lavoro-figli-famiglia-covid, di eliminare le notifiche almeno mentre era in vacanza. Vuoi sapere com’è andata a finire? Che non è successo nulla di grave al lavoro, e ti dirò di più: non le ha più rimesse una volta tornata a casa!

Quindi se ogni 2×3 ti appare una notifica sul telefono o, ancora peggio, sullo smart-watch, elimina immediatamente almeno le notifiche di Facebook e Instagram. Diciamoci che lo farai per una sola settimana, e poi le rimetterai, ma sono praticamente certa che non le rimetterai più.

Perché questa crociata contro le notifiche? Perché interrompono il tuo lavoro secondo il tempo dedicato da altri: è inutile che tu ti faccia una bella pianificazione, con tutti i tuoi “pomodori”, se nel mezzo di un pomodoro Puff! Notifica: “Carla Bianchi ha commentato la tua foto”. Anche se tu fossi un monaco zen ti distrarresti, e al 90% avresti già mollato tutto e saresti andata a leggere il commento…. figuriamoci tu che non sei un monaco zen, e quindi al solo apparire della notifica hai già il telefono in mano e ciao concentrazione.

RIpeti con me: i social si guardano nei momenti pianificati o al massimo nelle pause, ma cercando di non usare tutte le pause come momento per guardare i social, perché se no non sono pause.

Se vuoi portare il paletto ancora più in là puoi anche prenderti una pausa dai social: avvisa i tuoi follower che non ci sarai dal… al… , prenditi appunti per le idee che ti verranno, e se proprio stare in silenzio non ti fa stare tranquilla, programma in anticipo i post che pubblicherai durante la tua pausa. E quando torni fallo con leggerezza, senza farti condizionare, o farti venire l’ansia da statistiche e algoritmi.