Se ti chiedessi di descrivermi con una parola la tua giornata lavorativa, la parola che più si avvicina sarebbe “zen” oppure “delirio”? Delirio? Beh, allora continua a leggere!
Sei un’imprenditrice, le tue giornate sono sicuramente piene zeppe di opzioni, di decisioni da prendere, spesso di imprevisti e di sorprese, quindi è importante che tu le pianifichi al meglio, in modo da non diventare schiava di una lista più o meno lunga di cose da fare.
Come ti ho già raccontato in questo post, nonostante le millemila cose che faccio per portare avanti il mio business, ho tempo per prendermi cura di me stessa, per fare movimento in modo regolare, e raramente spengo il computer dopo le 18.
In questo post ti racconto le cose che faccio per organizzare le mie giornate lavorative, tenere traccia delle mie scadenze e (cercare di) essere sempre super produttiva.
Indice dell'articolo
1. Inizio la domenica
No, aspetta, non ho detto che lavoro anche alla domenica, la domenica è sacra anche per me, però mi sono accorta che da quando dedico 20 minuti della mia domenica pomeriggio alla pianificazione della settimana, questa filerà molto più liscia. Cosa faccio in quei venti minuti? Apro Google Calendar, il tool che uso come agenda, e controllo gli appuntamenti, personali e familiari, e le call con le clienti. In questo modo ho subito ben chiaro quanto tempo ho a disposizione per i miei blocchi di lavoro tematizzati.
Cos’è un blocco tematizzato? Un blocco tematizzato è un lasso di tempo di minimo 2 ore, in cui svolgo operazioni che rientrano in una specifica categoria. Ad esempio: creare contenuti gratuiti (come il blog o la newsletter), creare contenuti a pagamento (corsi, funnel…), lavoro per i clienti (gestione comunicazione social, esercizi di coaching…)
2. Definisco dei blocchi di lavoro realistici
Non mi riempio le giornate di blocchi di lavoro lunghissimi se so che avrò impegni personali o familiari fuori casa. Preferisco sempre programmare in difetto anziché in eccesso: se ho più tempo di quello che pensavo posso aggiungere qualcos’altro, in caso contrario non mi sentirò frustrata per aver lasciato indietro cose che non ho avuto il tempo di fare. Ad esempio, se so che lunedì alle 16 dovrò andare dalla dentista, dovrò smettere di lavorare al massimo alle 15:30 e, fra una cosa e l’altra, riuscirò a tornare al computer non prima delle 17:00. Cercherò quindi di mettere un blocco di lavoro più “intenso” al mattino, concentrando le cose che richiedono più concentrazione, per lasciarmi attività più leggere nei due piccoli blocchi pomeridiani.
3. Ogni mattina, appena mi siedo alla scrivania, creo il programma del giorno
Lo faccio a volte su un quaderno, a volte su un foglio, e molto più spesso direttamente su Asana, il tool che uso come task manager. Per prima cosa segno gli impegni con altre persone ad un dato orario, online o offline; poi guardo o riscrivo la lista delle cose da portare a termine oggi, decidendo se farle al mattino o al pomeriggio, e stimando quanto tempo mi ci vorrà. Ad esempio, se ho a disposizione 5 ore e per le cose che ho scelto di fare stimo mi ce ne vorrebbero 7, allora sposto subito qualcosa al giorno dopo, tanto non sarei comunque riuscita a farlo oggi!
4. So che farò delle pause dal lavoro
Il mio planner settimanale su Google Calendar ha dei blocchi colorati che corrispondono ai blocchi di lavoro tematizzati, ma anche tantissimo spazio bianco, vuoto, o spazio già pianificato per il tempo libero e l’attività fisica che segno in agenda proprio come se fosse una visita dal dottore. Ogni giorno, prima di pranzo e a metà pomeriggio, faccio due passi col cane: fa bene a entrambi, e faccio in modo di lasciare dello spazio nella mia programmazione quotidiana per poterlo fare sempre, senza scuse.
5. Sposto a domani quello che non ho finito
Per quanto io cerchi di avere delle to-do list leggere, con pochi elementi, a volte capita di arrivare a sera senza avere smarcato tutto, e col tempo ho imparato che non è la morte di nessuno: gli imprevisti e le giornate in cui la distrazione è massima capitano! Quando succede non faccio altro che spostare gli “incompiuti” ai giorni immediatamente successivi, in modo da essere certa che i miei progetti vadano avanti comunque. Ho imparato anche a tenermi il venerdì il più “scarico” possibile, in modo da avere uno spazio cuscinetto per occuparmi dei sospesi.
Queste sono 5 cose che faccio perché le mie giornate siano allo stesso tempo leggere e produttive. Per te qual è la difficoltà più grande nell’organizzarti e nell’essere produttiva?
Quella che hai letto in questo post è l’ossatura della mia gestione del tempo, di come mi organizzo. Se vuoi andare più a fondo perché ti sei stufata di sentirti una disorganizzata cronica, ho la soluzione per te: si chiama “Solopreneur organizzata” ed è il workbook che ho creato per aiutarti ad avere anche tu un’organizzazione vita-e-lavoro più “quiet”. Scopri di più cliccando qui.
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Buongiorno Silvia! Premesso che sono in fase di transizione tra il lavoro d’insegnante, scandito dall’esterno, a quello di copy/traduttrice free lance (con in parallelo la gestione della mia scuola di scrittura che va in parallelo con tutto il resto da anni), per me l’aspetto tragico del lavoro da casa riguarda lo stare ferma con la testa: inizio un task, poi mi viene in mente che magari avrei potuto iniziare da un altro e allora apro un’altra cartella o un altro documento, poi mi annoio, poi mi arriva un’email, vado a leggere e chissà dove mi porta… uff, una fatica! Alla fine passo davanti alla scrivania 8 ore, ma mi stanco come se ce ne avessi passate 14 e sento che se avessi avuto più concentrazione me la sarei potuta cavare con 6…
@Irene, direi che abbiamo un problema di priorità e di organizzazione! Ti direi di fermarti un attimo, fare una lista dei progetti che hai in ballo, riorganizzarli per scadenze e/o priorità e muoverti in base a quelli. Anche a me vengono idee sul progetto B mentre sto lavorando al progetto A! Quando mi capita mi fermo un secondo, tiro fuori il quaderno delle idee, o un foglio qualunque, mi segno l’idea o la cosa da fare per l’alrto progetto, e poi torno al task a cui mi stavo dedicando. Le mail le controllo solo in certi momenti della giornata, e non ho le notifiche delle email sul telefono 😉