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L’8 agosto del 2019 usciva la prima puntata del podcast “Mettiti comoda”: è passato quasi un anno e non mi ringrazierò mai abbastanza per quella decisione. Come già saprai se hai ascoltato la puntata 1, ci ho messo un sacco a decidermi, ma sono orgogliosa di dire che ho rispettato l’impegno con me stessa e soprattutto con te: i 2 episodi al mese che mi ero ripromessa di pubblicare sono usciti sempre, e a volte ne sono usciti anche di più!
Il podcast è uno strumento strano, perché non ho un riscontro immediato di quello che sto facendo: scrivo gli episodi, li registro parlando da sola al muro davanti a me, e poi li lancio nell’etere sperando arrivino alle orecchie giuste. E così è stato! In quest’ultimo anno tante clienti sono arrivate perché si sono innamorate del mio podcast, e sono arrivate anche tante collaborazioni, non ultima quella con Donna Moderna.
Volevo quindi festeggiare un anno da podcaster, e ho deciso di farlo creando la mia prima serie: 5 episodi dedicati alle imprenditrici creative e alle libere professioniste, per aiutarle a sopravvivere, e soprattutto a fiorire, nella gestione del proprio business. Gli episodi usciranno ogni settimana anziché ogni 2, e gli argomenti saranno:
- L’organizzazione
- Il rapporto con i social media
- La crescita
- Il rapporto con i clienti
- L’equilibrio vita/lavoro
Mettiti comoda che iniziamo!
L’organizzazione del business
Parto dall’organizzazione, perché è il segreto per un business che funzioni e dia soddisfazione.
Il tempo è una risorsa limitata, dato che ogni giorno abbiamo a disposizione solo un tot di ore. Se organizzi meglio il tuo lavoro, ti potrebbe avanzare del tempo per lavorare dietro le quinte, per fare più cose per il tuo business, o semplicemente per riposarti!
Vediamo quindi come aggiungere delle procedure standard al tuo business, creare dei template, usare la pianificazione a blocchi e farlo con gli strumenti di Google.
Creare dei sistemi per gestire meglio il biz
Partiamo dalle procedure standard, chiamate anche sistemi, e inizio col dirti che forse li usi già senza nemmeno sapere che si chiamano così. Ecco la definizione: un sistema è una procedura, un processo, un metodo o una serie di azioni create per raggiungere uno specifico risultato. Creare sistemi efficaci per il tuo lavoro, o per il tuo business, è un modo per assicurarti risultati su cui puoi fare affidamento, misurabili e soprattutto utili ai tuoi clienti: un sistema è fatto per lasciare da parte l’inefficienza e l’improvvisazione, e avere così più tempo.
Ti faccio un esempio. Quando mi arriva una vendita per un percorso individuale, io so già tutti i passi che devo compiere:
- personalizzare il pdf di benvenuto per la cliente. All’interno c’è già il link alla mia agenda virtuale perché lei possa prenotare in autonomia il nostro primo appuntamento + il questionario che voglio che compili per iniziare a lavorare insieme
- inviarle il pdf via mail usando il template già salvato su Gmail
- aggiungere il suo indirizzo email al mio tool di email marketing* e assegnarla al segmento dei clienti
- registrare il pagamento sul mio file clienti, così da poterle fare la fattura a fine mese
E questo per ogni cliente che acquista un percorso individuale: non è che ogni volta devo inventare di nuovo l’acqua calda. Seguo i passi e via.
Ovvio, devi metterti lì e analizzare le cose che fai ripetutamente nel tuo biz in modo da creare il passo a passo e poi tutto quello che servirà: guide in pdf, template di email, calendario virtuale per gli appuntamenti… All’inizio ti sembrerà sicuramente di perdere tempo, ma avere tutto già mappato ti sarà utile da ora in avanti, sia per alleggerire il tuo lavoro, ma anche per delegarlo più facilmente a un’altra persona quando sarà il momento di farlo.
Le mie risorse preferite per organizzare il lavoro
Ecco qui alcune delle mie risorse preferite per organizzare il mio lavoro al meglio.
Uso un’agenda virtuale per gli appuntamenti con le clienti.
Se sei stufa di scambiarti un sacco di email con le tue clienti per trovare l’orario perfetto per entrambe beh, crea immediatamente la tua agenda di appuntamenti virtuale! Tu scegli giorni e orari in cui sei disponibile per le call, la cliente vede direttamente le tue disponibilità e prenota l’orario che è meglio per lei.
Se sei una che fa fatica a stabilire confini netti, e quindi ti trovi a fissare call anche quando non dovresti, perché ti fai impietosire ogni volta dalla cliente, l’agenda virtuale è la risposta!
Io uso da tantissimi anni Calendly, che è gratuita se hai un solo tipo di appuntamento (ad esempio una call da un’ora)
Ho creato delle sequenze automatizzate per le email.
Se organizzi bene il tool per la gestione dell’email marketing, quello diventerà il modo migliore per restare in contatto con i tuoi clienti: non è mai troppo presto per far crescere la propria mailing list, e fare marketing attraverso le email è il modo migliore per:
- Vendere e promuovere i tuoi prodotti
- Tenere le persone della tua community aggiornate sulle tue novità
Puoi creare una singola email, e mandarla alle persone a cui ti interessa mandarle, oppure creare una sequenza e inviarla in automatico a chiunque si iscriva. Non devi più mandare la stessa email a mano a ogni persona o a ogni nuovo cliente!
Il mio strumento preferito è Flodesk. Ti permette di creare email bellissime e non ti penalizza per la crescita della tua mailing list. In questo momento (luglio 2020) è ancora in beta, quindi se vuoi iscriverti fallo dal mio link silvialanfranchi.it/flodesk*, così fra l’altro hai il prezzo bloccato a soli 19$ al mese per sempre
Ho creato delle mail di risposta predefinite in Gmail
Quante volte ti capita di scrivere sempre la stessa email? Magari per chiedere dei dati, per dare il benvenuto a una cliente oppure per inviare un questionario… In Gmail puoi creare delle email predefinite da salvare e usare con un click.
Creare dei template ti farà risparmiare un sacco di tempo!
Fai una lista di tutte le email che mandi spessissimo, o delle domande a cui rispondi in continuazione e poi, per ognuna di queste email, creati una risposta predefinita, un file su Google Doc (così lo trovi su tutti i tuoi device), o una mail da tenere in bozza con il testo pronto da mandare, e tienilo sempre a portata di mano: farai un po’ di fatica una volta, ma poi mai più!
Organizzo la mia settimana a blocchi
Raggruppare in certi giorni e in certi momenti della giornata tutte le attività simili o relative allo stesso argomento, ti aiuterà a risparmiare un sacco di tempo!
Puoi decidere, ad esempio, di rispondere alle email solo per 30 minuti ogni giorno, e passato quel blocco passi all’attività successiva.
Mi raccomando non fare multitasking, perché non funziona, ti perdi solo dei pezzi mentre passi da una cosa all’altra, oltre a perderti la tua sanità mentale. Mentre lavori o crei, chiudi le email, tieni il telefono lontano da te senza notifiche che suonano, e tieni aperta solo la scheda del browser su cui stai lavorando.
Uso Google documents e non solo
In Google Documenti ci tengo tutto: le didascalie di Instagram, i testi delle newsletter e dei podcast…. La contabilità, tutte le analisi, i dati e i numeri del mio business stanno invece nei Fogli di Google.
La cosa più bella e comoda è che posso accedere da tutti i miei device, e anche se sono fuori casa.
Conoscevi già questi strumenti? Ti definiresti una persona organizzata, oppure quando pensi a tutte le cose che devi fare ogni giorno per mandare avanti il tuo lavoro, ti senti super appesantita? Se vuoi ritrovare leggerezza mentale posso aiutarti: scopri il mio percorso di coaching!
Risorse dell’episodio
- Flodesk*
- Calendly
- Google Documenti
- Google Fogli
- Percorso di coaching Mindset makeover
- Come pianifico i miei trimestri di lavoro
- Come pianifico la mia settimana
Altre risorse
- Vuoi lavorare con me?
- Posso essere la tua coach: scopri il percorso di coaching 1:1
- Posso aiutarti a organizzare le tue giornate e a diventare finalmente produttiva, non semplicemente indaffarata. Scopri come.
- Scarica il pdf della review mensile life&biz: è gratis!
ATTENZIONE. Questo podcast e la sua descrizione possono contenere link affiliati: se clicchi su uno dei link dei prodotti, potrei ricevere una piccola commissione (ma a te non costa nulla). Questo mi aiuta a supportare il podcast e mi permette di continuare a registrare nuovi episodi. Consiglio solo prodotti che uso e amo. Grazie per il tuo sostegno!
Grazie per aver ascoltato!
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